We love UBO

Intro

Banken en andere dienstverleners vragen steeds meer informatie over de UBO's van de klant. Het gaat niet alleen maar over de naam van de UBO maar ook om copies van het paspoort, een bewijs van het woonadres, BSN nummer, en andere persoonlijke informatie. Vaak wordt gevraagd deze informatie te mailen naar een algemeen emailadres. Er zit geen enkele beveiliging op wie de informatie kan inzien, hoe vaak en tot wanneer.

Waarom

Banken vragen UBO-informatie (Ultimate Beneficial Owner) om een aantal wettelijke en praktische redenen:

Wettelijke verplichting
De belangrijkste reden is dat banken verplicht zijn dit te doen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) in Nederland, gebaseerd op Europese anti-witwasrichtlijnen (AMLD). Banken moeten weten wie er werkelijk achter een bedrijf zit.

Ken uw klant (KYC)
Banken zijn verplicht hun klanten te kennen — niet alleen het bedrijf zelf, maar ook de mensen die er uiteindelijk de zeggenschap over hebben of van profiteren. Een UBO is iemand die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendom bezit.

Voorkomen van misbruik
Zonder UBO-informatie zouden kwaadwillenden anoniem via complexe bedrijfsstructuren kunnen opereren voor:

• witwassen van geld
• belastingontduiking
• financiering van terrorisme
• omzeilen van sancties

Risicobeoordeling
Met de UBO-gegevens kan de bank het risicoprofiel van een klant bepalen. Staat een UBO bijvoorbeeld op een sanctielijst (zoals die van de EU of VN), dan mag de bank geen diensten verlenen.

Toezicht en aansprakelijkheid
De Nederlandsche Bank (DNB) en andere toezichthouders controleren of banken de Wwft correct naleven. Als een bank nalaat UBO's te identificeren, riskeren ze hoge boetes of zelfs intrekking van de vergunning.

Kortom: het is een combinatie van wettelijke plicht, risicobeheer en maatschappelijke verantwoordelijkheid om het financiële systeem integer te houden.

Evidend

Daarom zijn wij in gesprek met banken en andere dienstverleners of zij niet gewoon via Evidend de benodigde informatie kunnen downloaden. Dit brengt een groot aantal voordelen voor onze klanten:

• alle benodigde informatie is direct beschikbaar;
• het gebruik van onveilige email is niet meer nodig;
• toegang kan persoonlijk worden toegekend;
• downloads krijgen een watermark waardoor de info altijd is te traceren;
• toegang kan voor bepaalde tijd worden gegeven;
• toegang kan voor een beperkt aantal keer worden gegeven;
• iedere keer kan dezelfde informatie worden gedeeld;

Veilig

Naast deze efficiency verbeteringen hebben wij een focus op het steeds veiliger maken van het proces. "Veilig" heeft hier twee kanten: veilig voor de klant (privacy, datalekken) en veilig voor de bank (betrouwbaarheid van de informatie).

Voor de klant — privacy en gegevensbeveiliging

De bank moet zorgvuldig omgaan met de aangeleverde UBO-gegevens:

• Gegevens versleuteld opslaan en versturen (encryptie)
• Toegang beperken tot alleen medewerkers die het nodig hebben
• Documenten niet langer bewaren dan wettelijk vereist (Wwft schrijft 5 jaar voor)
• Voldoen aan de AVG — de klant heeft recht op inzage en correctie van zijn gegevens
• Gebruik van beveiligde portalen in plaats van e-mail voor het aanleveren van documenten

Voor de bank — betrouwbaarheid van de informatie

De bank moet zeker weten dat de aangeleverde informatie klopt:

• Verificatie via het UBO-register van de Kamer van Koophandel
• Controleren van identiteitsdocumenten (paspoort, rijbewijs)
• Vergelijken met openbare bronnen en sanctielijsten (zoals die van de EU, VN of OFAC)
• Bij twijfel: aanvullende documentatie opvragen, zoals aandeelhoudersregisters of notariële akten
• Periodiek hercontroleren — UBO-structuren kunnen veranderen

Praktisch voor de klant

Als bedrijf kun je zelf ook veilig omgaan met dit proces:

• Lever documenten alleen aan via het officiële kanaal van de bank
• Stuur nooit paspoorten of BSN-nummers via gewone e-mail
• Controleer of het verzoek echt van je bank komt (phishing komt voor)
• Bewaar zelf een kopie van wat je hebt aangeleverd

‍

‍

‍