Algemene voorwaarden

Inleiding

Evidend wordt gebruikt door zowel notariskantoren als bedrijven. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van Evidend. Door in te loggen accepteert een gebruiker expliciet de werking van deze voorwaarden. Voor vragen of opmerkingen kunt u contact opnemen met evidend@legalmanager.com.

Algemene Voorwaarden

Artikel 1: Evidend

De webservice voor digitale aandeelhoudersregisters Evidend (“Evidend”) wordt in Nederland aangeboden door Legal Manager Services B.V.(“Dienstverlener”), een onafhankelijke Nederlandse dienstverlener, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder het nummer 73143367.

Artikel 2: Abonnement

Dienstverlener biedt klanten (“Klant”) een abonnement (“Abonnement”) op Evidend aan. Door gebruik te maken van Evidend stemt de Klant ermee in Evidend te gebruiken in overeenstemming met deze algemene voorwaarden (“Algemene Voorwaarden”).

Artikel 3: Gebruikersaccounts

Elk Abonnement omvat een beperkt aantal gebruikersaccounts (“Gebruikersaccount”). De Klant kan op elk moment een extra Gebruikersaccount aanmaken.

Artikel 4: Transacties

Gebruikers kunnen via Evidend nieuwe digitale registers (“Register”) aanmaken. De Dienstverlener brengt de Klant een vast bedrag in rekening voor elk nieuw register. Voor elke volgende transactie (“Transactie”) in een register brengt de Dienstverlener de Klant ook een vast bedrag in rekening.

Artikel 5: Vergoeding

De Dienstverlener brengt de Klant maandelijks een vergoeding (“Vergoeding”) in rekening voor het Abonnement, de extra Gebruikersaccounts en de nieuw aangemaakte Registers & Transacties in de voorgaande maand. De actuele Vergoedingen worden gepubliceerd op www.evidend.nl.

Artikel 6: Upgraden en downgraden

Elke upgrade en downgrade van het Abonnement leidt ertoe dat bij de volgende factureringscyclus een hogere of lagere Vergoeding in rekening wordt gebracht. Het downgraden van een Abonnement kan leiden tot het verlies van functies of capaciteit van het Abonnement.

Artikel 7: Vertrouwelijkheid

De Dienstverlener stemt ermee in om alle vertrouwelijke informatie die Dienstverlener van de Klant ontvangt strikt vertrouwelijk te behandelen en deze niet direct of indirect aan andere personen bekend te maken, voor welk doel dan ook. De Dienstverlener zal geen gebruik maken van of kopieën maken van dergelijke vertrouwelijke informatie, behalve voor het doel van het Abonnement. 

Artikel 8: Prestaties

De Dienstverlener garandeert dat Evidend zal functioneren in overeenstemming met de specificaties die de Klant heeft getest en waarmee de Klant akkoord is gegaan voordat de Klant zich aanmeldde voor het Abonnement. De Dienstverlener garandeert niet dat de werking van Evidend ononderbroken of foutloos zal zijn.

Artikel 9: Intellectueel eigendom

De Dienstverlener garandeert dat hij het recht heeft om de Klant het Abonnement aan te bieden onder deze Algemene Voorwaarden en dat Evidend en/of eventuele Updates en/of Upgrades geen inbreuk maken op de intellectuele eigendomsrechten van derden. De Dienstverlener vrijwaart de Klant voor alle vorderingen van derden in dat verband.

Artikel 10: Aansprakelijkheid

De volledige aansprakelijkheid van de Dienstverlener voor een schending van de beperkte garanties bestaat uit een terugbetaling van de Vergoeding die Klant betaald heeft in de 12 maanden voorafgaand aan het ontstaan van de aansprakelijkheid. In geen geval zijn de Dienstverlener of zijn licentiegevers aansprakelijk voor enige directe of indirecte verliezen of schade van welke aard dan ook die voortvloeit uit of verband houdt met het gebruik van of het onvermogen om Evidend te gebruiken, behalve in gevallen van grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van de kant van de Dienstverlener of zijn licentiegevers.

Artikel 11: Inflatie

De Dienstverlener heeft het recht om de Vergoedingen eenmaal per jaar aan te passen in overeenstemming met het jaarlijkse inflatiecorrectiepercentage van de CBS-consumentenprijsindex van Nederland.

Artikel 12: Looptijd

Het Abonnement gaat in op de datum vermeld in het bestelformulier (“Bestelformulier”) en loopt af na 12 maanden. Het Abonnement wordt automatisch verlengd, telkens voor een periode van 12 maanden, tenzij de Klant ten minste 2 maanden voor de jaarlijkse verlengingsdatum schriftelijk aangeeft dat hij het Abonnement beëindigt.

Artikel 13: Beëindiging

Na beëindiging van het Abonnement overeenkomstig artikel 11 en/of indien de Klant de Vergoedingen niet binnen 90 dagen na ontvangst van een factuur betaalt, vervalt het recht van de Klant op het Abonnement.

Artikel 14: Beheerder

De Dienstverlener verstrekt de Klant één unieke login en wachtwoord voor het Gebruikersaccount van de door de Klant aangewezen beheerder (“Beheerder”). De Beheerder moet de andere gebruikers van Evidend (“Gebruikers”) voorzien van hun eigen login en wachtwoorden (“User Accounts”). De Klant is als enige verantwoordelijk voor het gebruik van deze User Accounts. 

Service Desk

Artikel 15: Servicedesk

De Klant kan tijdens werkdagen (“Werkdagen”) tussen 09:00 en 17:00 uur CET (“Openingstijden”) contact opnemen met de servicedesk van de Dienstverlener (“Servicedesk”) op het telefoonnummer +31 71 7601642. Werkdagen zijn alle kalenderdagen, met uitzondering van weekends en officiële Nederlandse feestdagen. De Klant kan 24/7 een e-mail sturen naar de Servicedesk. Als de Klant buiten de Openingstijden een e-mail stuurt, wordt de e-mail op de volgende Werkdag om 9:00 uur door de Dienstverlener ontvangen. 

Artikel 16: Algemene vragen

Alle algemene vragen over het gebruik van Evidend worden zo snel mogelijk door de Servicedesk beantwoord en zijn kosteloos.

Artikel 17: Ondersteuning

De Dienstverlener biedt de Klant gedurende de looptijd van het Abonnement zowel technische ondersteuning (“Technische Ondersteuning”) als juridische ondersteuning (“Juridische Ondersteuning”) in overeenstemming met de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden.

Artikel 18: Technische Ondersteuning

Technische Ondersteuning omvat zowel nieuwe releases (“Release”) als updates (“Update”) van Evidend:

• Een Release betekent een nieuwe versie van Evidend die een verbetering van Evidend bevat door middel van toegevoegde functionaliteit en/of verbeterde prestaties;
• Een Update betekent een update van Evidend die foutcorrecties, compatibiliteitsupdates om te blijven voldoen aan specificaties en standaardcompatibiliteitsupdates om te kunnen samenwerken met specifieke standaarden bevat.

Artikel 19: Functionele ondersteuning

Functionele ondersteuning omvat alle diensten die door de Dienstverlener aan de Klant worden geleverd en die geen Technische ondersteuning zijn, met inbegrip van maar niet beperkt tot:

• Diensten voor de implementatie van Evidend;
• Diensten voor de integratie van Evidend met andere door de Klant gebruikte diensten en het onderhoud van de werking van deze integratie.
• Diensten voor de parametrisering van Evidend, met inbegrip van maar niet beperkt tot het modelleren van sjablonen, rapporten, waarschuwingen en andere specifieke vereisten voor het gebruik van Evidend;
• Diensten voor de verwerking van gegevens met Evidend;
• Specifieke diensten die door de Klant worden aangevraagd voor specifieke juridische handelingen, zoals het verstrekken van een recente digitale kopie van de Kamer van Koophandel of de vertaling van een document;
• Diensten voor de training van zowel de functionele gebruikers van Evidend als de personen die verantwoordelijk zijn voor de technische ondersteuning van Evidend.

Artikel 20: Vergoedingen Ondersteuning

Verzoeken om technische ondersteuning worden zonder extra kosten ingewilligd. Verzoeken om functionele ondersteuning worden ingewilligd tegen de werkelijke servicekosten. Na ontvangst van een kopie van de bevestiging van de ondersteuningsdienst moet de beheerder de ondersteuningsdienst goedkeuren voordat de Dienstverlener begint met de uitvoering van het verzoek.

Artikel 21: Verzoek

Een verzoek om ondersteuning (“Verzoek”) wordt door de Klant per e-mail of telefoon ingediend bij de servicedesk. Na ontvangst van het verzoek stuurt de Dienstverlener binnen maximaal 2 uur na ontvangst van het verzoek een bevestiging van het verzoek (“bevestiging”) naar de Klant. De bevestiging bevat:

• Verzoeknummer
• Persoon die het verzoek heeft verzonden
• Tijdstip van ontvangst
• Supportmedewerker Dienstverlener
• Categorisering (technische ondersteuning of ondersteuningsdienst)
• Voorstel
• Indicatie van de responstijd (“Responstijd”)
• Verzoek om aanvullende informatie

Artikel 22: Storing

In geval van een storing van Evidend waarbij de overeengekomen functies, eigenschappen of specificaties niet worden nageleefd, in die zin dat de storing het juiste gebruik van Evidend belemmert of verhindert, zal de Dienstverlener de storing in Evidend (“Storing”) detecteren en verhelpen in overeenstemming met dit Serviceniveau.

Artikel 23: Tijdelijke oplossingen

Als de Dienstverlener aantoont dat de Storing niet anders kan worden verholpen, heeft de Dienstverlener het recht om tijdelijke, probleem vermijdende beperkingen in Evidend op te nemen, of tijdelijke oplossingen voor problemen te bieden in de vorm van een programma-bypass om de betreffende Storing te omzeilen. Deze beperkingen of programma-bypasses zullen zo min mogelijk invloed hebben op de functies van Evidend.

Artikel 24: Updates

De Klant heeft geen recht op een Update indien een Storing geen betrekking heeft op de gegarandeerde functies, eigenschappen of specificaties of indien een Storing te wijten is aan een oorzaak die niet aan de Dienstverlener kan worden toegerekend, zoals onjuiste informatie van de Klant, oneigenlijk gebruik van Evidend, fouten in andere hardware- en/of softwareproducten, wijzigingen die de Klant zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener in Evidend heeft aangebracht, of andere omstandigheden die voor rekening en risico van de Klant zijn of zouden moeten zijn. In dat geval worden Storingen door de Dienstverlener op kosten van de Klant verholpen op basis van een nacalculatie tegen de voor Functionele Ondersteuning geldende Tarieven.

Artikel 25: Reactietijd

De reactietijd op het verzoek is als volgt:

• Voor een update met hoge prioriteit, d.w.z. wanneer Evidend of een aanzienlijk deel daarvan helemaal niet functioneert, waardoor de bedrijfsactiviteiten van de Klant die door Evidend worden ondersteund, niet kunnen worden voortgezet: 8 uur;
• Voor een update met gemiddelde prioriteit, d.w.z. wanneer Evidend of een aanzienlijk deel daarvan een ernstig verlies aan functionaliteit vertoont, maar nog wel in beperkte mate kan worden gebruikt, waardoor de door Evidend ondersteunde bedrijfsactiviteiten van de Klant aanzienlijk worden belemmerd, maar met inzet van extra mankracht, maatregelen en/of middelen kunnen worden voortgezet: 5 dagen;
• Voor een update met lage prioriteit, d.w.z. Evidend of een aanzienlijk deel daarvan vertoont belemmerende tekortkomingen, maar kan nog steeds worden gebruikt en de bedrijfsactiviteiten van de Klant die door Evidend worden ondersteund, kunnen als zodanig worden voortgezet: 20 dagen.
• Voor alle verbeteringen aan Evidend door middel van toegevoegde functionaliteit en/of verbeterde prestaties: volgende geplande nieuwe release.
• Voor functionele ondersteuning: te plannen op basis van de beschikbare middelen van de Dienstverlener en de beschikbaarheid van relevante medewerkers van de Klant.

Artikel 26: Op afstand

Functionele ondersteuning vindt zoveel mogelijk plaats door middel van ondersteuning op afstand. Hiertoe zal de Klant:

• de Dienstverlener de benodigde faciliteiten verstrekken voor toegang op afstand tot Evidend, zoals gespecificeerd door de Dienstverlener, of
• garandeert dat er altijd ten minste één deskundige medewerker met de juiste bevoegdheid beschikbaar is om de door de Dienstverlener aangegeven vereiste handelingen uit te voeren. 

Artikel 27: Nieuwe release

Met betrekking tot een nieuwe release verbindt de Dienstverlener zich ertoe de mogelijkheid om de kwaliteit van Evidend te verbeteren adequaat te onderzoeken en een nieuwe release aan de Klant ter beschikking te stellen. De Dienstverlener zal de Klant zo spoedig mogelijk informeren over een nieuwe Release en onderzoek naar een nieuwe Release, alsmede over de inhoud en gevolgen daarvan.

Artikel 28: Documentatie

De Dienstverlener zal de documentatie met betrekking tot Evidend (“Documentatie”) periodiek geheel of gedeeltelijk aanpassen, herzien of vervangen indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het leveren van Updates en Releases. De Documentatie wordt elektronisch verstrekt.

Persoonsgegevens

Artikel 31: Persoonsgegevens

Het gebruik van Evidend brengt de verwerking van persoonsgegevens (“Persoonsgegevens”) met zich mee. In dit verband treedt de Dienstverlener op als gegevensverwerker en zal hij alle daaruit voortvloeiende verplichtingen nakomen. De Klant wordt geacht de verantwoordelijke persoon te zijn met betrekking tot de Persoonsgegevens en zal aan alle daaruit voortvloeiende verplichtingen voldoen. De specifieke voorwaarden die zien op de verwerking van de Persoonsgegevens zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst tussen Klant en Dienstverlener (“Verwerkersovereenkomst”).

Hosting

Artikel 29: Cloud

Evidend wordt gehost op het Google Cloud Platform (“GCP”) in een beveiligd datacenter (“Datacenter”) dat gebruikmaakt van een firewall en andere geavanceerde technologie om interferentie of toegang door indringers van buitenaf te voorkomen. Het Datacenter bevindt zich in Nederland. De fysieke toegang tot het Datacenter is beveiligd volgens de hoogste normen.

Artikel 30: Klantgegevens

Klanten dienen documenten en andere gegevens (“Klantgegevens”) in tijdens het gebruik van Evidend in een aparte groep (“Groep”) die deel uitmaakt van Evidend.

Artikel 32: Back-up

De Dienstverlener host een back-up van Evidend, de Klantgegevens en de werkruimte op het GCP in het datacenter.

Artikel 33: Versleuteling

De Dienstverlener maakt gebruik van Secure Socket Layer (SSL)-technologie om de Klantgegevens en de werkruimte te beschermen. Zowel serverauthenticatie als gegevensversleuteling zorgen ervoor dat alle Klantgegevens veilig en beveiligd zijn en alleen beschikbaar zijn voor de Klant en zijn geautoriseerde gebruikersaccounts.

Artikel 34: Back-up door de Klant

De Klant kan op elk moment een extra back-up van de Klantgegevens maken op een eigen servercomputer. De Dienstverlener garandeert dat deze back-up van de Klantgegevens beschikbaar zal zijn in een leesbaar computerformaat zoals XML.

Artikel 35: Verlies van Klantgegevens

De Dienstverlener is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het verwijderen, corrigeren, vernietigen, beschadigen, verliezen of falen van de Klantgegevens door de Klant.

Artikel 36: Onderbrekingen

De Dienstverlener is verantwoordelijk voor de technische ondersteuning van Evidend, de Werkruimte, de GCP en de andere benodigde soft- en hardware. De Dienstverlener heeft het recht om Evidend zonder voorafgaande kennisgeving aan de Klant stop te zetten indien de onderbreking noodzakelijk is voor het onderhoud van Evidend en/of de andere soft- en hardware. Deze onderbrekingen worden, indien mogelijk, gepland in het weekend of na 18.00 uur en vóór 08.00 uur CET.

Artikel 37: Eigendom van Klantgegevens

De Klant behoudt alle rechten op alle Klantgegevens en er worden geen rechten van de Klant overgedragen aan de Dienstverlener in het kader van het Abonnement. De Dienstverlener heeft geen rechten op de Klantgegevens en de Dienstverlener zal, tenzij dit nodig is om de diensten te leveren, geen toegang hebben tot, controleren, beheren, toevoegen, wijzigen of verwijderen van Klantgegevens die worden gegenereerd, verwerkt of overgedragen in verband met de diensten. De Klant is als enige verantwoordelijk voor de juistheid, integriteit, wettigheid en intellectuele eigendomsrechten van de Klantgegevens.

Artikel 38: Toegang tot Klantgegevens

De Dienstverlener heeft alleen toegang tot de Klantgegevens en de werkruimte met toestemming van de Klant. 

Artikel 39: Naleving

De Klant is als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wetten, verdragen en voorschriften in verband met het gebruik van Evidend, met inbegrip van die met betrekking tot gegevensprivacy, internationale communicatie en de overdracht van persoonsgegevens.

Artikel 40: Gebruik van internet

Het gebruik van Evidend kan onderhevig zijn aan beperkingen, vertragingen en andere problemen die inherent zijn aan het gebruik van internet en elektronische communicatie. De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor vertragingen, leveringsfouten of andere schade die het gevolg is van dergelijke problemen.

Artikel 41: Beëindiging

In geval van beëindiging van het Abonnement zal de Dienstverlener binnen 30 dagen na beëindiging een back-up met alle Klantgegevens aan de Klant ter beschikking stellen. De Dienstverlener garandeert dat deze back-up van de Klantgegevens beschikbaar zal zijn in een leesbaar computerformaat zoals XML. De Dienstverlener zal alle Klantgegevens 90 dagen na beëindiging van het Abonnement verwijderen.