Interview Harm Bavinck

Van papieren register naar digitale zekerheid

Waarom Legal Manager Evidend overneemt

Papieren aandeelhoudersregisters: bijna elke BV heeft er één, maar niemand weet precies waar hij ligt. In een la, in een map, soms onvindbaar. Toch is het een document dat wettelijk verplicht zorgvuldig moet worden bijgehouden. En precies daar gaat het volgens Harm Bavinck, co-founder en algemeen directeur van Legal Manager, vaak mis. Daarom neemt Legal Manager het digitale platform Evidend over van uitgever Lefebvre Sdu. Een overname die niet alleen logisch voelt, maar volgens Bavinck ook noodzakelijk is voor de toekomst van juridische processen. “Het lijkt misschien een klein product,” zegt hij, “maar het lost een fundamenteel probleem op. En dat maakt het een belangrijke schakel.”

Een probleem dat iedereen kent

Bavinck werkt al 25 jaar op het snijvlak van recht en technologie. Eerst als jurist, later als oprichter van een softwarebedrijf dat door Wolters Kluwer is overgenomen, en sinds enkele jaren met Legal Manager. Zijn bedrijf ondersteunt meer dan honderd organisaties,van grote multinationals tot MKB’ers, bij corporate governance, contractmanagement en compliance. Evidend past volgens hem precies in die visie: “In meer dan 95 procent van de gevallen zit het aandeelhoudersregister nog steeds in een papieren boekje. En dat boekje raakt kwijt, wordt niet bijgewerkt of is simpelweg niet beschikbaar wanneer je het nodig hebt.”

Hij lacht even: “Iedere notaris en elk bedrijf herkent dat.”

Waarom juist nu?

Legal Manager werkte al jaren met Evidend samen. Klanten kregen al toegang tot het platform via Lefebvre Sdu en waren er tevreden over. Maar de doorontwikkeling van het product stokte wel. “Het werd niet meer actief doorontwikkeld,” zegt Bavinck. Voor Lefebvre Sdu was het geen strategische kern meer, zij richten zich vooral op legal content en AI-gedreven kennisproducten. Voor Legal Manager was het juist een ontbrekende schakel in het portfolio. “Wij zijn een legal operations-bedrijf,” legt Bavinck uit. “Wij richten processen in, leveren mensen én technologie. En daarin is een digitaal aandeelhoudersregister een perfecte bron. Alles begint met betrouwbare informatie.”

Een strategische bouwsteen

In Nederland bestaan honderdduizenden BV’s, met een gemiddelde levensduur van acht jaar. In die periode gebeurt van alles: nieuwe aandeelhouders, statutenwijzigingen, pandrechten, vruchtgebruik. Veel van deze wijzigingen worden doorgevoerd door notarissen die steeds meer te kampen hebben met werkdruk

“In Nederland is er een tekort aan notarissen,” zegt Bavinck. “Ze hebben enorme stapels dossiers: BV-oprichtingen, hypotheken, familie- en erfrecht. Er worden jaarlijks 80.000 BV’s opgericht. Dan kun je het je niet veroorloven om tijd kwijt te raken aan handmatig bijwerken van registers.”

Juist daarom worden in december, een van de drukste maanden voor notarissen, geen inhoudelijke wijzigingen doorgevoerd in Evidend. Het platform blijft stabiel; eventuele aanpassingen schuiven bewust door naar het nieuwe jaar. “Continuïteit staat bovenaan,” benadrukt Bavinck. “Er zitten duizenden registers in het systeem. Je kunt niet zomaar iets omgooien op het moment dat notarissen op volle toeren draaien.”

Achter de schermen wordt het platform de komende jaren wel verder uitgebreid. Zo werkt Legal Manager al aan een vernieuwde zoekfunctie, nieuwe dashboards en extra mogelijkheden voor UBO-registraties. Later worden koppelingen gemaakt met andere diensten, zoals automatische organogrammen voor bedrijven met meerdere BV’s. Voor ondernemingen levert dat direct overzicht en tijdswinst op.

Automatisering en AI

Het past allemaal bij een bredere automatiseringsontwikkeling die Bavinck ziet in de juridische sector. AI speelt daar een rol in, maar niet op de manier die veel mensen denken. “AI is geen oplossing voor alles,” besluit hij. “Als je iets zeker moet weten, vraag je het niet aan een AI-model, maar aan betrouwbare bronnen. En dat is precies waar Evidend in past. Het is echt een digitaal fundament dat processen slimmer, veiliger en efficiënter maakt,  precies zoals we dat bij Legal Manager voorstaan met al onze producten en diensten.”

Benieuwd wat Evidend voor jouw organisatie of notarispraktijk kan betekenen?

Neem contact op met Legal Manager. We denken graag mee over een veilige, efficiënte en toekomstbestendige inrichting van je aandeelhoudersregister.

‍