Het aandeelhoudersregister: een onderschatte verplichting

Bij de oprichting van uw BV heeft u van de notaris waarschijnlijk een aandeelhoudersregister ontvangen. Artikel 85 van Boek 2 BW schrijft namelijk voor dat het bestuur van een BV een register bijhoudt met daarin de namen en adressen van alle houders van aandelen op naam, de datum waarop zij de aandelen hebben verkregen, de datum van erkenning of betekening, en het op ieder aandeel gestorte bedrag. Het register moet op het kantoor van de vennootschap ter inzage liggen voor aandeelhouders. Doet een bestuur dit niet, dan pleegt het een strafbaar feit.

Wat gaat er in de praktijk mis?

In de praktijk raakt het register regelmatig zoek. Zeker bij BV's die lang geleden zijn opgericht, ontbreekt het register of is het al jaren niet meer bijgewerkt. Vóór 1993 konden aandelen in een BV immers bij onderhandse akte worden overgedragen, zonder tussenkomst van een notaris. Daardoor werd het bijwerken van het register er nog wel eens bij ingeschoten.

De gevolgen kunnen echter ernstig zijn. Een bestuur dat zijn registerplicht verzuimt, kan worden veroordeeld wegens onbehoorlijk bestuur. Dit geldt als een economisch delict, waarop een boete staat van de vierde categorie (€ 22.500) of een gevangenisstraf van maximaal zes maanden. Daarnaast kunnen bestuurders door derden hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk worden gesteld voor schade die is ontstaan doordat het aandeelhoudersregister niet is bijgewerkt of zoekgeraakt.

Gevolgen bij een aandelenoverdracht

Ook voor de notaris heeft een ontbrekend of verouderd register directe consequenties. Op de notaris rust namelijk een onderzoeksplicht: zonder bijgewerkt aandeelhoudersregister mag hij niet meewerken aan een aandelenoverdracht. Doet hij dat toch, dan riskeert hij een tuchtrechtelijke veroordeling en een schadevergoedingsvordering.

Is het register zoek, dan moet de notaris eerst een reconstructie opstellen. Dat kost tijd en brengt extra kosten met zich mee. Concreet betekent dit:

• Alle bestuurders moeten verklaren dat het oorspronkelijke register niet beschikbaar is.
• Er moet zo goed mogelijk worden aangetoond wie de huidige aandeelhouders zijn, hoeveel aandelen er zijn uitgegeven en of er pandrechten of beslagen op de aandelen rusten.
• Relevante bronnen zijn onder meer de originele statuten, eerdere notariële akten, jaarrekeningen en aangiften vennootschapsbelasting.

Zolang de notaris niet overtuigd is van de juiste stand van zaken, kan de aandelenoverdracht niet plaatsvinden. Dit kan onverwachte financiële gevolgen hebben — bijvoorbeeld wanneer daardoor de overeengekomen closingdatum bij een aandelentransactie wordt overschreden en de aandelen niet tijdig kunnen worden overgedragen.

De oplossing: een digitaal aandeelhoudersregister

Een digitaal register biedt uitkomst. Alle transacties worden automatisch geregistreerd en direct verwerkt in het register. De onderliggende akten worden digitaal opgeslagen, zodat de notaris altijd met zekerheid een overdracht kan uitvoeren — zonder tijdrovende reconstructies.

Toch bestaan er soms twijfels over de juridische geldigheid van een digitaal register. Die twijfels zijn onterecht: er is geen wet of uitspraak die verbiedt om het register digitaal op te stellen en bij te houden. En voor wie toch de voorkeur geeft aan een papieren versie: het bestuur kan het digitale register op elk moment uitprinten en ondertekenen, waarmee het volledig als papieren register geldt.

Een up-to-date aandeelhoudersregister — digitaal of op papier — is geen formaliteit, maar een essentieel onderdeel van goed bestuur.

‍